伴随着经济全球化的日益发展和市场经济体制的逐步深入,企业面临的竞争压力日趋增加,传统管理模式已不能满足目前企业高效运转的要求,企业法务合规信息化管理已成为企业管理发展的必然趋势。国资企业如何规范管理、提高效率和规避经营风险,面临着诸多挑战。
法务合规常见问题与风险
执行监管难:集团性企业,法务相关制度执行落地难、监管难。
对外宣传难:制度、法律文化宣传不到位。
数据统计难:大量的合同、案件数据,无法进行统计汇总查询,获取有效的统计数据。线下人工汇总统计耗时费力,数据准确性无法保证。
过往案例汇总难:历史已处理案件无法形成有效的案例库,后续类似的新发生案件诉讼处理过程无法参考,增加诉讼人工成本,影响案件进展处理效率。
信息共享难:多头(营销/采购/财务)管理、数据和信息未共享。
合同管控难:合同管理、合同履约过程不可控,重要合同缺乏跟踪与事前干预机制,事后权责难以厘清。
致远国资法务合规解决方案
管理制度化,制度流程化,流程信息化
致远基于协同运营平台COP,建设国资法务合规解决方案,采用信息化管理手段,搭建横向信息共享、纵向管理贯通的立体化法务合规信息管理平台。实现法务管理制度化,制度流程化,流程信息化。
致远国资法务合规应用架构图
01、业务门户
为不同组织/角色/业务,定制个性门户
包含经办人门户、业务领导门户、领导门户、法务门户、相对方门户及外部律师门户等。系统提供合同管理应用导图,全览应用所处理的事务和提供的报表。可一键点击直达相关事务处理页面,快捷方便。业务门户导图还可以根据企业情况自行配置,配置简单,容易上手。
02、法务合同管理
有效规范合同标准,降低合同控制风险
覆盖企业合同使用的多种场景,如销售合同、项目合同、财务合同、劳动合同等。以合同数据为中心,联动企业的各部门和系统,为组织经营管理提供决策依据。
合同管理前期:按照合同类型的统一管理,规范合同分类规则,后续合同可按类别进行数据汇总、分析、查询等操作。支持合同范本管理,统一合同文本的标准和版本,降低了业务部门和合同管理部门的审核成本,有效规范合同和标准。此外还可实现相对方信息管理,动态监控相对方资信水平,防范交易风险。提供分级查询与维护功能,便于企业更好的管理相对方数据。
合同管理签订:合同发起时,平台支持合同的要素(表单)和文本在线填报模式,在规范合同起草的同时,减少了业务端操作的步骤,有效提升合同发起和起草的效率。同时,支持合同文本智能审核,降低人工审核的工作量。合同进行合规审核时,可根据审批的流程、审批权限按需定制,提供合同多维决策助手,为企业管理层提供合同决策所需要的立体数据支撑,降低合同审批和执行环节的控制风险。为降低合同管理风险,平台还支持领导审批结束后合同文本一键添加二维码、水印,自动转PDF功能,进行合同防伪,支持打印份数控制。
合同管理履约:涵盖合同财务、合同异动、重大合同监管、履约保证金监管、风险预警、合同履约与评价等多环节,降低合同管理风险。有利于企业快速识别合同执行的风险以及履约单位的合作风险,对于合约本身以及相对方管理都是非常有价值的。
03、法律纠纷管理
纠纷案件系统化,流程化,电子化管理
法律纠纷管理,涉及诉讼/仲裁申请、案件登记、进展登记、结案登记、案件台账、查询统计等多环节。实现国有企业法律纠纷(包括外部纠纷、内部纠纷)的统一、规范管理,对纠纷案件进行全过程跟踪,并进行多维度专业查询统计。实现预防在先,指示及时,全程跟踪,案后总结的完整,规范,统一流程。
案件登记:案件建立及审核功能是由相关分子公司(相关部门)在案件发生时有相关人员按照公司规定填报案件基本信息,提交由相关领导审核审批后交法务部门登记备案。填报案件基本情况,上传证据等相应附件,相关法律文书。
进展登记:案件进展主要包括起诉、应诉、答辩、证据交换、开庭、保全、鉴定、调解、上诉。案件有进展时,由案件跟踪人员填写新的情况。流程审核后系统会自动更新至案件信息中。
案件台账:台账管理主要用于记录法律纠纷案件从立案、执行、结案的全生命周期信息和当前进展信息。该表由系统在立案流程表完成流程后自动生成记录,案件办结后,将所有法律文书进行归档管理。
04、法务资源管理
知识产权管理、证照管理、中介机构管理
知识产权管理:企业的知识产权是企业的核心资产,无形资产,对于商标、专利、版权必须加以重视和有效管理。在专利管理部分,平台审批通过后形成专利基础信息、通知书附件信息、相关费用信息等。并自动汇总成专利档案库,支持期限提醒、编辑、删除、导入导出、查询统计、日志等功能。专利注销由专人进行维护。
在商标管理部分,对公司的商标信息进行全过程的管理(申请上报、内部评审审核、对外申请、备案、统计等),如果商标产生变更、续展、注销、转让等,审批后自动在商标档案中更新。
在版权管理部分,提供版权登记,填写版权类型、制作性质、著作权人等版权相关信息,经法务部审核后,补充申请所需材料。线下可以由企业自己提交案件或者委外处理,然后在系统中做记录。申请通过后形成版权信息档案库。版权注销由专人进行维护。
证照管理:包括登记更新、借用归还、证照库管理等管理流程,其中,台账管理主要用于记录证照从增、改、借、还的全生命周期信息和当前状态信息。
中介机构管理:包括从选聘、竞聘、服务、考评,再到选聘的全过程闭环管理,主要包括律师事务所、法律服务机构和知识产权代理机构。在律师律所管理方面,平台对外部机构(外聘律师)进行管理,以及管理外部机构的作业记录。从各个业务流程均可发起录入外部机构信息和管理, 集团总部或下属企业均可发起外部机构管理流程,录入相关信息后,经相关内控审批通过入库。
法律事务管理
统一流程管理,实现工作内容可追溯
法律支撑事项:法律支撑事项分为重要决策和日常经营活动,本模块对需要公司法律部参与审核的重要决策、日常经营活动事项纳入统一流程管理。流程由各级业务部门发起,公司法律部门参与审核、提供意见。企业员工在工作中,如遇到法律问题咨询、需公司法务部出具法律意见,可在系统中发起法律事务咨询单,经公司法务部评估咨询事项后,由法务部领导指定法律顾问进行受理答复。
规章制度管理:制度管理实现对明确具体制度建设任务、制度拟订、征求意见、各部门反馈、修改完善、制度审核、公司决策、归档反馈等全流程,实现全部工作内容可跟踪、可追溯,全程电子化。
06、法律宣传管理
加强内容管理,辅助经营决策
法律文化:加强企业各单位、各部门合同管理水平,提高风险防控意识,更好地为企业各单位、各部门具体业务工作保驾护航,主要包括普法宣传、学习交流及相关知识库、案例库。
分析报表:法务数据的多维度分析提炼,支持分析报表自定义,有效挖掘法务合规管理数据,辅助经营决策。
移动法务平台:敏捷、快速感知用户需求及市场动向,通过智能化、场景化为客户提供各种法务前端服务。在移动端可以方便地查看法务管理相关信息记录;在移动端可以直接填写各种申请单据,处理各项事务审批。
国资企业法务合规管理应用价值
法律合规管理实现全级次管理:实现了集团全级次覆盖的法律合规管理平台,上下贯通。
管理制度有效落地:实现集团发布的管理制度有效落地(法律事务、合同管理、案件等)。
提升管理效率:避免手工管理法务相关工作,实现远程异地审批,移动审批,提高审批效率,降低管理成本。
全生命周期的管理:实现了合同、案件、知识产权等应用场景的闭环管理。
风险预警与监控机制:覆盖法务合规管理事务,全过程监控跟踪法务相关情况,自动预警提醒,降低法务风险,提升业务监管能力。
决策支持:利用丰富的报表模板,快速、准确、直观的进行数据呈现,为业务决策提供更有力的信息支撑。