近年来，国家陆续开始执行“文山会海”整改行动，想要减少“文山会海”给企业带来的负担，就需要一个低成本高效率的管理公文的方式，公文管理应运而生。

公文管理，涵盖发文、收文、交换、督办、查询、统计以及公文归档等公文办理的全过程。管理过程遵循国家公文管理规范与标准、还原办文实际场景、模拟手工公文处理的流程，以电子化手段全面实现公文的数字化处理。涵盖公文办理的全周期过程管理与督办，并可实现跨单位、跨系统的公文交换。

但随着公文管理工作的不断深入开展，在整体实施过程中仍存在五大痛点：

• 人工处理环节多：公文的拟稿、会签、发文、收文等环节全靠人工处理，传输文件用快递、传真机或邮件，公文体量多不断积压，流转周期长、审批效率低、管理成本高等问题。

• 公文种类需求多：会议纪要、通知、请示等工作的每个流程环节都需要公文来承载，办公的方方面面都离不开公文。

• 特殊处理时效差：公文讲究很强的时效性，经常会有特提、特急文件需要快速处理，特别是特殊时期特殊事件需要快速督办处理。

• 流转繁琐周期长：公文的审批流程有明确的路径，涉及跨单位或者上下游单位之间的流转、流转周期长且规范。

• 行文格式要求严：公文文本要求非常严谨，格式、用词、字体、字号等有规范的标准，每份公文都要遵守这些标准。

致远公文管理解决方案

随时随地办文办事，规范灵活高效运营

公文管理应用解决方案是遵循国家规范的收发文、交换和文档管理一体化等制度，依托致远公文平台，在全流程和全周期的公文管理基础上，提供公文管理过程中有效的流程控制、质量控制、审计控制、拓展集成等，实现公文管理的信息化建设。

致远公文管理应用架构图

1、公文门户

满足多角色个性化需求

公文门户：公文门户显示各个应用模块，领导需要办理什么工作，就进入哪个模块操作。为领导预置公文的应用入口式门户。

公文门户—移动门户：满足用户移动端个性化需求，用户可根据自己的工作偏好配置属于自己的导航栏，使工作更加便捷。

公文管理菜单自定义：支持自定义列表字段、操作、查询条件等。可根据不同客户需求定制出完全不同的公文管理。

公文管理菜单、公文移动门户

2、发文管理

以电子化手段实现发文的数字化处理

• 拟文管理：

发文拟文：支持多种文档格式，还支持调用模板，打印、关联文档、保存待发等功能。

快速发文：可以快速进行正文套红以及归档、选择对应的发送单位后进入到交换环节。

联合发文：多单位/部门联合行文，设置牵头单位，协办单位，同一公文正文，不同处理文单，各审批流程互不影响，在公文中可查看到处理流程情况，进行跟踪催办。

智能公文纠错/查重：运用人工智能技术精准识别公文中常见常犯的各类错误，支持错情统计分析和一键生成报告。还可结合海量公文数据库，自动查找涉嫌重复的对照文件，准确计算重复率，并展示重复详情。

公文写作助手：旨在帮助基层公务人员解决“下笔难”问题，通过搜集用户写作意图，在数据库中快速匹配参考范文并分解段落结构，辅助用户完成创作构思。

公文阅读助手：通过匹配关联文本、推荐知识卡片、抽取文章提纲等，帮助用户快速获取背景知识，梳理文章脉络。

• 审核：

痕迹保留：修改正文时，可对正文的内容进行电脑打字修改，并显示修改痕迹。从而实现修改有迹可查，保障公文内容的安全性。

代领导批示：延续领导线下审批场景，记录人员代录信息，留痕有迹可查。

• 签发：

移动签批：支持在文单中任意位置直接手写签批。

文件签发支持手写：文件的签阅、签发都支持手写处理，更符合领导的签批习惯。

支持领导批示编号：沿用公文线下审批场景，减少人员操作步骤，为领导批示督办落实提供支持，提升公文执行效率。 

花脸保存：文档清稿后自动形成花脸，即可通过花脸查看清稿前各版本的内容，方便拟文者查看之前的修改记录。

• 套红/盖章：

文档清稿：清除文档修改痕迹，清稿之前需要确认是否保存当前修改。

套红转版：支持公文域形式套红及公文绑定套红模板和全部符合国标的电子签章，可在权限控制使用，确保合规、安全。

电子签章：通过系统的印章管理，在权限和使用密码上进一步加强了签章的使用安全性，从而保障文件发文和审批的安全性。

3、公文交换

一体化公文管理系统，收发文全过程跟踪

支持同套系统公文自动交换，收发文全过程跟踪。还可通过OCIP平台实现跨部门跨系统的公文交换，助力多层级、多部署的大型央企与各级下属公司联接，实现跨层级工作无缝转交、审批；全机构公共信息共享；组织机构自上而下全量化管理。

4、收文管理

智能收文，提升公文办理效能

批量签收：领导审批公文时，阅件或部分级别的公文，可以直接批量处理。公文收文员，收文时对职责明确的来文批量签收，提升公文办理效能。

收文批量签收、不能批处理时给出原因

二维码登记：收文登记时，按照国家要求生成公文的二维码功能，工作人员可以通过配备的扫码器对文单进行扫码录入。二维码也可以避免文件被篡改的风险，保障文单的安全性。

OFD正文登记自动获取元数据回填文单：方便登记人员快速登记，减少手工录入内容，提升登记效率；支持异构系统电子公文登记（异构系统OFD正文需按标准生成元数据）；防止正文信息篡改，可以通过核心元数据快速定位文件内容。

公文扫描件识别：公文流转时通常使用扫描件、传真件，内容无法机读造成后续收文、归档工作低效。致远公文管理可支持对15类公文扫描件进行定向训练，可准确抽取标题、文号、发文机关等公文要素，并提供可复制粘贴的文本。

消息提醒：系统消息语境更政务化，符合政务客户习惯。优化加签消息。

5、归档、统计、督办

灵活处理，高效规范办文

公文归档：遵循电子公文管理和文档一体化管理原则，提供公文档案库，实现电子公文的整理、收集、归档、借阅、保管，并提供对公文档案的操作日志；确保和有效维护电子公文的完整、真实、有效和安全，确保归档电子公文得到科学保管和有效利用。

已办公文归档

查询统计：公文查询、公文统计增加多种查询条件、支持列表类型自定义公文元素；查询条件按人员保存，不需要每次输入。

公文督办：督办人对公文进行督促办理，向办理公文的人员发出督办意见，并可以改变正在进行着的公文的处理流程。

6、移动办文

移动办文全过程覆盖，随时随地均可办公

编号人员移动端编号：满足文书编号人员移动化需求，公文随时随地办理。

送文员移动端送文：送文员在移动端可以随时随地送文，不受时间和地点限制。

分办登记：电子公文交换到收文单位后，收文人员签收后，可继续在移动端进行分办登记，根据来文性质分办登记到后续业务处室。满足收文员电子来文频繁进行签收分办登记的需求，有效的支撑职责业务，提升整体办文效率。

模板流程：移动端支持公文收文登记时模板流程办文，满足移动端收文办文需要规划固化流程的场景，提升移动办文效率和便捷性。

公文转办：承办人处理公文时，移动端可以选择到转办按钮，点击转办，选择送往单位、并且填写转办意见后，转外单位办理。公文转办后，在附件页签下可查看转办状态。移动端随时随地办文，不受时间和地点限制。

7、公文效能管理

多维度、多形态呈现公文效能

效能门户，多维度、多形态呈现公文效能，适应不同管理场景需求，提升公文效能分析场景。增加公文台账，预置效能报表并支持自定义效能报表，按需定制；提供效率统计，周期性统计办文效率；可实现办理过程查询，快速跟踪公文办理情况；领导签发意见一览，根据领导意见跟踪办文情况。

公文统计分析

8、安全控制

所有操作可追溯，防止信息泄露

公文正文、附件、文单所有操作可追溯，日志有依据，防止信息泄露。日志列表增加操作人员唯一标识（登录名）及操作结果，方便快速定位用户、用户行为和操作结果。提供足够信息，满足安全审计需求，方便快速定位用户、行为和结果。

公文“安全追溯”明细日志

公文管理应用价值

• 公文审批过程全留痕：形成公文审批过程的全留痕及全追溯。

• 公文规范/时效性提升：发文分类、发文规范性大大提升，同时通过即时到达方式，完成公文时效性的达成。

• 移动办文模式打造：改变传统纸质、PC发文、办文的局限性，可随时随地完成公文事宜的处理。

• 公文流转效能分析：通过效能分析能力，通过采集公文数据、审批数据的信息，完成多维度高效公文数据分析。